Archívny dokument

(alebo aj záznam so znakom hodnoty „A“) je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov.

Pôvodca registratúry

je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.

Registratúra

je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

Správa registratúry

je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

Záznam

je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola spoločnosti doručená.

Registratúrny záznam

je informácia, ktorú spoločnosť zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spis

je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a spoločnosť ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spisový obal

je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

Registratúrny denník

je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov.

Registratúrny poriadok

je interná smernica, ktorá upravuje manipuláciu s registratúrnymi záznamami.

Registratúrny plán

je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

Znak hodnoty „A”

označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty „A” sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti.

Lehota uloženia

je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť. Vo všeobecnosti platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol spis uzatvorený.

Registratúrna značka

je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického znaku.

Registratúrne stredisko

je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy spoločnosti do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

Lokačný plán a lokačný prehľad

sú pomôcky slúžiace na orientáciu v registratúrnom stredisku, označujú presné umiestnenie jednotlivých častí registratúry.

Vyraďovanie registratúrnych záznamov

je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia; registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou (so znakom hodnoty “A”) sa ukladajú do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty (bez znaku hodnoty “A”) sa zničia.