Zásady ochrany osobných údajov

Tento dokument opisuje spôsob a účel spracovania osobných údajov PK - Systems, s.r.o., ul. SNP 22, 965 01 Žiar nad Hronom, IČO: 36 636 720, prevádzkovateľom (ďalej len ako „MY“ alebo „prevádzkovateľ“), a tiež poskytuje akékoľvek ďalšie zákonom požadované informácie, vrátane informácií o právach dotknutej osoby a o tom, ako ich uplatňovať.

Nariadenie (EÚ) 2016/679  o ochrane osobných údajov (ďalej len ako „Nariadenie“) prestavuje právny predpis o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a chráni základné práva a slobody fyzických osôb, najmä vo vzťahu k právu na ochranu osobných údajov.

Podľa Článku 4 (1) Nariadenia pojem „osobné údaje“ znamená akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby (ďalej len ako „dotknutá osoba“). 

„Spracúvanie“ je operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, či sa vykonávajú automatizovanými alebo neautomatizovanými prostriedkami, ako sú získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia (Článok 4(2) Nariadenia).

Podľa Článku 12 a nasl. Nariadenia, dotknutej osobe musia byť tiež poskytnuté príslušné informácie o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa a o právach dotknutej osoby.

Platnosť vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať. Táto verzia vyhlásenia bola vydaná dňa 1.9.2022


1. AKÝ JE ÚČEL SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV, AKÉ OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAME, NA AKÚ DOBU MÁME ULOŽENÉ VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE ?


  • KONTAKTNÝ FORMULÁR / NEZÁVÄZNÁ CENOVÁ PONUKA

Hlavným účelom spracúvania osobných údajov je vyhotovenie cenovej ponuky na vyžiadanie zákazníka
Právny základ: Je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné pre splnenie zmluvy v zmysle Článku 6 ods.1 pism. b všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov a vy ste zmluvnou stranou
Rozsah osobných údajov: meno, priezvisko, telefónne číslo, e-mail
Doba uchovávania ponuky: do úplného vysporiadania právnych a iných nárokov vyplývajúcich zo zmluvného vzťahu, minimálne 6 mesiacov odo dňa skončenia zmluvného vzťahu
  • ÚČTOVNÍCTVO

Účelom je plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z osobitných predpisov (napr. zákon o účtovníctve, zákon o dani z pridanej hodnoty, zákon o dani z príjmov)

Právny základ: plnenie zákonných povinností v zmysle Článku 6 ods.1 pism. c všeobecného Nariadenia EP a R (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Rozsah osobných údajov: predstavuje IČO, DIČ, IČ-DPH, názov firmy/fyzickej osoby, typ právnej formy, číslo registra, meno, priezvisko, titul, typ osoby, adresa spoločnosti, adresa na doručenie, telefónne číslo, e-mailová adresa, podpis, číslo bankového účtu apod.

Doba uchovávania: 10 rokov

  • PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA

Účelom spracúvania je príprava a uzatvorenie pracovnej zmluvy alebo dohody o prácach mimo pracovného pomeru, evidencia podkladov o pracovnej spôsobilosti, výplaty mzdy, odvody, plnenie povinností voči orgánom štátnej správy, evidencia dochádzky, evidencia vzdelávania, evidencia vydaných poverení a splnomocnení, evidencia majetku alebo zariadenia, uzatváranie dohôd o hmotnej zodpovednosti, evidencia vydávania peňažných prostriedkov v hotovosti, poskytovanie zamestnaneckých benefitov, evidencia škôd spôsobených zamestnancami na pracovisku alebo majetku prevádzkovateľa (zamestnávateľa), zabezpečenie stravovania, kopírovanie dokladov nevyhnutných na účely pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu, ako aj plnenie ďalších zákonných a zmluvných povinností. 

Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti, plnenie zo zmluvy, udelený súhlas prípadne oprávnený záujem

Rozsah osobných údajov: bežné osobné údaje

Doba uchovávania: počas trvania pracovnoprávneho vzťahu alebo iného obdobného vzťahu až do dovŕšenia sedemdesiateho roku života zamestnanca (aj bývalého)

  •  SPRÁVA REGISTRATÚRY

Účelom spracúvania je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

Právny základ: článok 6, ods. 1, písm. c) Všeobecného Nariadenia o ochrane údajov zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov

Rozsah osobných údajov: bežné osobné údaje

Doba uchovávania: evidencia sa uchováva 10 rokov po ukončení evidencie

  • VYBAVOVANIE UPLATNENÝCH PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB

Účelom spracúvania je vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb podľa zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov a podľa Nariadenia 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

Právny základ: Nariadenie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Rozsah osobných údajov: titul, meno, priezvisko, adresa a iné osobné údaje, ku ktorým sa vzťahuje uplatňované právo dotknutej osoby

Doba uchovávania: 5 rokov

2. KTO SÚ PRÍJEMCOVIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV 

Kategória príjemcov: orgány štátnej a verejnej správy, samosprávy, sprostredkovatelia (účtovnú agendu),  subjekt zabezpečujúci poštové služby - Slovenská pošta, a.s.


3. SÚBORY „COOKIES“ NA NAŠEJ WEBOVEJ STRÁNKE

O návštevníkoch a používateľoch našej internetovej stránky sme oprávnení zhromažďovať a iným spôsobom spracúvať údaje prostredníctvom nástrojov slúžiacich na automatizované zhromažďovanie údajov, najmä súborov cookies, protokolov a iných bežne používaných nástrojov na získavanie informácií prostredníctvom internetovej stránky. Pod pojmom cookie je možné predstaviť si malé množstvo údajov, ktoré sú ako súbor odoslané do vášho počítača (tabletu, smartfónu) z internetovej stránky, ktorú práve navštevujete. V počítači sa súbor údajov uloží a pri každej ďalšej návšteve rovnakej webovej stránky odošle počítač informáciu nášmu serveru. Väčšina internetových stránok, vrátane tej našej, využíva cookies. Zmyslom cookies je uľahčiť a spríjemniť vám používanie našej internetovej stránky. Súbor cookie totiž umožní webovej stránke rozpoznať, či ste ju už v minulosti navštívili a o ktorú sekciu ste mali záujem. Zároveň sú to práve cookies, vďaka ktorým si môžete uložiť svoje užívateľské nastavenia ako rozpoznanie jazyka či zapamätanie vášho prihlasovacieho mena. Pomocou cookies uchovávame údaje, ktoré nespájame s vašou osobou a prostredníctvom získaných údajov nerealizujeme identifikáciu zákazníka. Použitie súborov cookies nie je pre vás nebezpečné, cookies nemôžu prenášať vírusy ani čítať údaje z harddisku zariadenia. Tento postup vyplýva z § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Používanie cookies a ich povolenie vo webovom prehliadači je na slobodnej vôli každého používateľa webovej stránky. Súbory cookies môžete slobodne vymazať alebo vopred nastaviť váš internetový prehliadač tak, aby prijímanie súborov cookies buď odmietal, alebo vás upozorňoval, keď sa server snaží zaslať vám cookie. Potom sa však môže stať, že webové stránky, ktoré sú na podpore cookies závislé, nebudú fungovať tak, ako by ste si predstavovali, alebo že časti stránok pre vás nebudú dostupné. Využívame trvalé súbory cookies, ktoré nám pomáhajú identifikovať vaše zariadenie pri opätovnej návšteve Internetových stránok a umožňujú tak poskytovať služby v súlade s vašimi očakávaniami.

4. ZVEREJNENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje nebudú zverejnené.

5. AUTOMATIZOVANE INDIVIDUÁLNE ROZHODOVANIE

Osobné údaje nebudú používane na automatizovane individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

6. PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV MIMO EURÓPSKEJ ÚNII

Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.

7. MLČANLIVOSŤ

Dovoľujeme si vás uistiť, že naši zamestnanci i spolupracovníci, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch. Táto mlčanlivosť pritom trvá i po skončení záväzkových vzťahov s nami.


8. ZABEZPEČENIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vaše osobné údaje sú u nás v bezpečí. Aby sme zamedzili neoprávnenému prístupu a zneužitiu vašich osobných údajov, zaviedli sme primerané opatrenia ako technického, tak organizačného rázu. Veľmi nám záleží na ochrane vašich osobných údajov. Preto nielen pravidelne kontrolujeme ich zabezpečenie, ale ich ochranu priebežne zdokonaľujeme. Snažíme sa používať také bezpečnostné opatrenia, ktoré s ohľadom na aktuálny stav technológií poskytujú dostatočné zabezpečenie. Prijaté bezpečnostné opatrenia sú potom pravidelne aktualizované.

9. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

Odvolať súhlas - v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky na uvedenej mailovej adrese, písomne, alebo osobne v spoločnosti. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali. Bez ohľadu na to mate právo kedykoľvek namietať proti spracovaniu osobných údajov.
Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.
Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený nás požiadať, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.
Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.
Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je úrad na ochranu osobných údajov slovenskej republiky, hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; tel. Číslo: +421 /2/ 3231 3214; mail:statny.dozor@pdp.gov.sk, https://dataprotection.gov.sk. V prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebne, aby spĺňal náležitosti podľa § 19 ods.1 zákona č.7181967 Zb. o správnom konaní (správny poplatok). Budeme však radi, pokiaľ budete vaše námietky riešiť najprv s nami. Vždy nás môžete ľahko kontaktovať prostredníctvom nášho mailu pksystems.zh@gmail.com, alebo na tel. Čísle 0905 148 207.                
FORMULÁRE ŽIADOSTÍ /
Odvolanie súhlasu
Právo na prístup
Právo na opravu
Právo na výmaz
Právo na obmedzenie
Právo na presnosť
Právo namietať

AKO MÁTE POSTUPOVAŤ PRI UPLATNENÍ VAŠICH PRÁV

Svoje práva si uplatňujete vždy u toho, kto Vaše osobné údaje spracúva, t. j. u konkrétneho prevádzkovateľa.

Ak má prevádzkovateľ zodpovednú osobu, môžete Vašu žiadosť adresovať aj tejto osobe.

Žiadosť môže byť ústna, písomná, elektronická prípadne podaná inými prostriedkami (všeobecné nariadenie o ochrane údajov nepredpisuje konkrétnu formu). Odporúčame využiť najmä písomnú alebo elektronickú formu.

Pripravte si identifikačné údaje ako napr. číslo zmluvy, Vaše ID u prevádzkovateľa, používateľské meno alebo heslo a pod. teda identifikátor, na základe ktorého Vás prevádzkovateľ bude schopný vo svojom prostredí identifikovať a poskytnúť Vám tak údaje, ktorá sa Vás týkajú.

Prevádzkovateľ je povinný vybaviť Vašu žiadosť bezodkladne, najneskôr do 1 mesiaca od jej doručenia. V prípade zložitosti, alebo veľkého počtu žiadostí sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalších 60 dní.

V prípade opakovanej žiadosti sme oprávnení účtovať si primeraný administratívny poplatok na pokrytie nákladov spojených s poskytnutím tejto služby.

INFORMOVANIE A UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTEJ OSOBY

Za účelom uplatňovania svojich práv, môžete kedykoľvek kontaktovať prevádzkovateľa nasledovne:
  • Adresa: PK-Systems, s.r.o., č.125, 966 23 Lovčica - Trubín
  • E-mail: pksystems.zh@gmail.com

Ak máte otázky k ochrane osobných údajov, môžete sa kedykoľvek obrátiť prostredníctvom e-mailu, alebo poštou na sídle prevádzkovateľa. V prípade, že si u nás uplatňujete niektoré z práv dotknutej osoby podľa právnych predpisov upravujúcich ochranu osobných údajov a z vašej žiadosti nie je možné overiť totožnosť žiadateľa alebo v prípade, že máme oprávnené pochybnosti v súvislosti s totožnosťou osoby, ktorá podáva žiadosť, vyhradzujeme si právo túto osobu požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie totožnosti osoby uplatňujúcej túto žiadosť.

PORUŠENIE OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

V zmysle čl. 4 bod 12 GDPR: „porušenie ochrany osobných údajov“ je porušenie bezpečnosti, ktoré vedie k náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene, neoprávnenému poskytnutiu osobných údajov, ktoré sa prenášajú, uchovávajú alebo inak spracúvajú, alebo neoprávnený prístup k nim (d'alej len „Porušenie“).

Kontaktne údaje na osobu zodpovednú za riešenie bezpečnostných incidentov: pksystems.zh@gmail.com