Evidencia, tvorba, ukladanie, ochrana záznamov

Registratúrny poriadok:

Je interná norma subjektu, smernica pre správu registratúry, určuje jednotný systém manipulácie registratúrnych záznamov, organizovanie manipulácie so záznamami a spismi, upravuje : prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorbu, vybavovanie, odosielanie, ukladanie, ochranu a vyraďovanie, personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry.

Každý podnikateľský aj nepodnikateľský subjekt je, s prihliadnutím na svoju pôsobnosť, predmet činnosti, vnútorné a vonkajšie vzťahy, iný, preto by mal mať aj registratúrny poriadok špecifikovaný na vlastné podmienky. je povinny vypracovať pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon (napr.: mestá a obce, VÚC, sekcie verejnej správy Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, subjekty menšieho charakteru, resp. subjekty s nízkou písomnou produkciou …)

Pôvodca registratúry v registratúrnom poriadku upravuje:

evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie, personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry, úlohy a opis činnosti zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry.

Registratúrny plán:

Je súčasťou registratúrneho poriadku, u pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, člení registratúrne záznamy do vecných (obsahových) skupín podľa registratúrnych značiek , navrhuje sa v ňom lehota uloženia a znak hodnoty, nemajú povinnosť vypracovať a predložiť ho na schválenie pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcov registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva. Z toho teda vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky ani registratúrny plán, ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, súčasťou ktorej je aj personálna a mzdová agenda, ktorá nie je zdrojom  archívnych dokumentov.

Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda interné smernice upravujúce správu registratúry.

Stanovujú najmä:

  • ustanovenia výklad základných pojmov (správa registratúry, záznam, registratúra, registratúrny denník, registratúrny plán, registratúrna značka…),
  • postup jednotlivých organizačných zložiek pri manipulácii so spismi (prímanie a triedenie zásielok, odovzdávanie záznamov, súkromne zásielky, reklamné materiály, zásielky s ceninami…),
  • spôsob evidencie a opatrenia, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov (vedenie registratúrneho denníka, evidovanie záznamov, obeh záznamov, vybavovanie a spracovanie spisov, tvorba registratúrneho záznamu, podpisovanie a rozmnožovanie registratúrnych záznamov, znak hodnoty …)
  • povinnosti a zodpovednosť zamestnancov (zodpovednosť vyhotovenia záznamu, pridelenie znaku hodnoty, povinnosti administratývnych zamestnancov, spracovateľov…)
  • úlohy podateľne (používanie pečiatok, rozlišovanie pečiatok…)
  • dozor nad vyraďovaním spisov (nárvh na vyradenie spisov, zoznam spisov na vyradenie, postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhoch záznamov, ničenie spisov, spisy posúdené ako archívne dokumenty…)

Registratúrny poriadok a plán sa predkladajú na posúdenie a schválenie štátnemu archívu s územnou pôsobnosťou.

Ulica SNP 22
965 01 Žiar nad Hromom

+421 - 905 - 148 207
richard.krajcik@pk-systems.sk

Bankové spojenie

 

Tatrabanka

IBAN: SK80 1100 0000 00 26 29 79 0993

OR OS Banská Bystrica odd. Sro, vl.č. 10315/S

 

Hlavné úsilie spoločnosti je zameriavať sa predovšetkým na komplexnosť a kvalitu poskytovaných služieb.

Autorské práva

 

Publikovať, kopírovať a rozširovať akúkoľvek časť stránok je povolené výhradne s písomným súhlasom autora stránky.